Digitaler Wandel – Mit Leichtigkeit zur E-Akte im Arbeitsalltag

Wenn Sie die Papier-Akte in den wohlverdienten Ruhestand schicken wollen, dann müssen viele wichtige Themen bei diesem Medienwechsel berücksichtigt werden, wie zum Beispiel Change-Management, Projektkommunikation, Schnittstellen, Prozesse, Rolle der Führungskräfte und dergleichen. Im dreitätigen Praxisdialog E-Akte werden Ihnen diese Themen allesamt durch erfahrene Praktikerinnen und Praktiker nähergebracht. Heute Papierakten, (über)morgen E-Akten – kompakt, kompetent und erfolgreich.

Aber das haben wir doch schon immer so gemacht! – Strategien und Werkzeuge für eine effektive Kommunikation während des Veränderungsprozesses

Veränderung ist unausweichlich – sei es in Unternehmen, Behörden oder unserem persönlichen Leben. Doch der Erfolg eines Veränderungsprozesses hängt nicht nur von der Vision ab, sondern auch von der Art und Weise, wie wir diese Vision kommunizieren und umsetzen. Welche Strategien und Werkzeuge spielen die entscheidende Rolle für eine effektive Kommunikation während des Veränderungsprozesses?

Der Veränderungsprozess ist oft von Unsicherheit und Widerstand begleitet, auch in unserem Verwaltungsalltag, daher ist es wichtig, genau dort anzusetzen. Von der Identifizierung der richtigen Zielgruppen über die Nutzung moderner Kommunikationsmittel bis hin zur Integration von Feedback-Mechanismen – wir werden verschiedene Strategien und praktische Werkzeuge vorstellen, die Ihnen helfen werden, Ihre Veränderungsbotschaft effektiv zu vermitteln und den Weg für einen erfolgreichen Wandel zu ebnen.

Auch werden wir gemeinsam erkunden, wie die richtige Kommunikation Vertrauen aufbaut, Widerstand verringert und Mitarbeitende engagiert. Wir möchten Ihnen zeigen, wie effektive Kommunikation den Unterschied zwischen einem holprigen Wandel und einem reibungslosen Übergang ausmachen kann.

Einsatz von Schnittstellen zum DMS – „Must have“ oder „Fass ohne Boden“? – Analyse des Einsatzes von integrierten Schnittstellen und Vorstellung kostengünstiger Alternativen

Der Einsatz einer Schnittstelle kann eine äußerst nützliche Maßnahme sein, aber lohnt er sich wirklich immer? Wir blicken auf die Vor- und Nachteile, die mit dem Einsatz von herstellerbasierten Schnittstellen im Zusammenhang mit ECM-Systemen verbunden sind, sowie auf die alternativen Möglichkeiten und die damit verbundenen Preis-Leistungs-Aspekte.

E-Akte – volle Führung voraus! – Eine To-Do- und How-To-Liste für Führungskräfte

Die Einführung einer E-Akte in einer Behörde ist ein komplexer Prozess, der sorgfältige Planung und Umsetzung, vor allem aber Führung erfordert. Führungskräfte spielen eine entscheidende Rolle bei der erfolgreichen Einführung der E-Akte. Um sie auf diese Schlüsselfunktion vorzubereiten, sollen hier einige Aufgaben und Verantwortlichkeiten für Führungskräfte im Rahmen des Einführungsprozesses herausgegriffen und aufbereitet werden. Ziel ist es, Führungskräften, die vor ihrer neuen Aufgabe stehen, nicht nur eine Übersicht an die Hand zu geben, welche Fragen betrachtet werden müssen, sondern auch einen Werkzeugkoffer, um diese effektiv und bestmöglich für die eigene Organisation zu lösen.

E-Akte eingeführt und nun? – Nach dem Rollout fängt die Arbeit an

Die Einführung einer elektronischen Akte in einer Organisation bringt verschiedene Aufgaben und Veränderungen mit sich, mit der reinen Einführungsarbeit ist es nicht getan. So treten wichtige Fragestellungen erst zu Tage, wenn das eigentliche Einführungsprojekt bereits abgeschlossen ist. Hier sollen einige dieser Aufgaben, die nach der Einführung einer E-Akte aufgearbeitet werden müssen, zusammengetragen werden. Je gezielter auf Anforderungen aus dem Einführungsprozess reagiert werden kann, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit des Projekterfolgs und der allgemeinen Akzeptanz innerhalb der Behörde.

Kostencheck – Warum die Einführung der E-Akte eine kluge Investition ist

Neben den offensichtlichen Vorteilen in Bezug auf Effizienz und Zugänglichkeit wirft die Einführung der E-Akte auch Fragen zu den damit verbundenen Kosten und potenziellen Einsparungen auf. Welche finanziellen Aspekte spielen bei der Umstellung eine wesentliche Rolle? Ein Rundumblick – von anfänglichen Investitionen bis hin zu langfristigen Effekten – schafft Klarheit.

Von Papier zu Pixel – Strategien zur effektiven Organisation des Scannens in der Verwaltung

In einer Zeit, in der Informationen und Effizienz von entscheidender Bedeutung sind, rücken die zentrale Scanstelle, der Bestandsaktenscan und das Scannen in der Sachbearbeitung in den Mittelpunkt. Diese Elemente spielen eine entscheidende Rolle dabei, wie wir Informationen sammeln, organisieren und nutzen, um bessere Dienstleistungen für unsere Bürgerinnen und Bürger zu erbringen und gleichzeitig die Kostenschraube nach unten zu drehen.

Nicht nur mal eben nebenbei… – Wie beweise ich organisatorische Weitsicht, damit mir die eAkte nicht „auf die Füße fällt“?

Die Einführung der E-Akte ist zweifellos ein bedeutender Schritt in Richtung Effizienz, Produktivität und Ressourcenschonung. Doch während die Vorteile der Digitalisierung offensichtlich sind, bergen sie auch Herausforderungen und Stolperfallen.

So geht die Einführung weit über eine reine technische Umstellung hinaus. Sie erfordert eine kluge strategische Herangehensweise, die sicherstellt, dass Ihre Organisation die Vorteile der Digitalisierung voll ausschöpft und dabei mögliche Risiken minimiert. Wir werden untersuchen, wie es gelingt, die Erwartungen der Stakeholder zu erfüllen und Vertrauen aufzubauen, die richtigen Ressourcen und Kompetenzen zu identifizieren und zu entwickeln, einen realistischen Zeitplan zu erstellen und Risikomanagementstrategien zu entwickeln, die Akzeptanz und das Engagement der Mitarbeitenden zu gewinnen und aufrechtzuerhalten und kontinuierliche Verbesserungen und Anpassungen sicherzustellen, um langfristigen Erfolg zu gewährleisten.

Mit Hilfe bewährter Praktiken, Fallstudien und praktischer Tipps wollen wir also gemeinsam ergründen, wie Sie als verantwortliche*r Entscheidungsträger*in organisatorische Weitsicht beweisen können, um sicherzustellen, dass die Implementierung der eAkte nicht auf Ihre oder die Füße Ihrer Organisation fällt.

Innovativ organisiert – Wie die standardisierte eAkte Ihre Verwaltung modernisiert

Ein entscheidender Aspekt bei der Einführung der elektronischen Aktenführung ist die Nutzung einer standardisierten eAkte. Die Wahl eines einheitlichen Standards mag auf den ersten Blick wie eine technische Feinheit erscheinen, jedoch ist sie von zentraler Bedeutung für den reibungslosen Ablauf und den langfristigen Erfolg der digitalen Transformation. Ein einheitlicher Standard bietet nicht nur Klarheit und Konsistenz, sondern legt auch den Grundstein für nahtlose Kommunikation, Interoperabilität und die Möglichkeit zur späteren Skalierung und hat bei der Einführung der eAkte einen entscheidenden Einfluss auf Effizienz, Zusammenarbeit und Nachhaltigkeit.

„Was mir noch auf der Zunge liegt, bevor es nun richtig losgeht!“ – Praxis-Coaching, kollegiale Beratung, Einzelgespräche

Die beim Umstieg auf die E-Akte grundlegend entscheidenden Themen sind erörtert worden. Trotzdem mag der ein oder andere Aspekt, der Ihnen besonders wichtig ist, nicht in dem Maße angesprochen worden sein, welches Sie erwartet haben. Vielleicht haben Sie auch einfach noch nicht den richtigen Moment gefunden, den Punkt anzusprechen. Jetzt ist Zeit dazu.